Come gestire un periodo di soggiorno critico come potrebbe essere una settimana con disponibilità molto limitata? Una soluzione comune è quella di inviare direttive allo staff di booking come: non dare immediata disponibilità al cliente e anzi informarlo della scarsità della stessa privandolo della possibilità di acquistare il soggiorno con modalità automatiche (booking engine online). Il messaggio che passa è che si tratta di una disponibilità sporca: l’ultima camera disponibile che nessuno vuole!

In Booking Designer abbiamo introdotto la funzionalità di disponibilità soggetta a riconferma che consente di gestire situazioni critiche dal punto di vista della distribuzione senza inficiare la fiducia dell’ospite. Il preventivo generato dal CRM sarà perfettamente identico alla classica offerta di soggiorno ma cambiano le modalità di conferma in quanto il cliente intenzionato a procedere alla prenotazione troverà una modulo di conferma in cui dichiara solo la sua intenzione a procedere alla prenotazione. A questo punto il sistema informa la struttura della nuova prenotazione in attesa di conferma della disponibilità. Se ancora disponibile, l’operatore booking potrà richiederne il pagamento e quindi la conferma al cliente.

Impostare il flag Disponibilità soggetta a riconferma:

 

è sufficiente fare click su  per imposta la disponibilità di una camera come soggetta a riconferma. Nota bene che è necessario impostare il pulsante su “SI” per abilitare la riconferma di una disponibilità, diversamente il cliente potrà prenotare in autonomia la camera (se disponibile).

Il preventivo inviato al cliente rimane invariato, ciò che cambia è la procedura guidata di conferma che non consentirà più la conferma della prenotazione ma bensì del preventivo o meglio sarà generata una “Richiesta di conferma “(come in screen che segue).

Il cliente compila il form (screen in alto) e al click su “Richiedi conferma” il sistema lo informa sullo stato della sua prenotazione: IN ATTESA DI CONFERMA (screen seguente).

Passiamo ora alla gestione della pratica lato backoffice:

quando il cliente conferma un preventivo soggetto a riconferma della disponibilità non riceve nessuna comunicazione automatica. Il sistema informa immediatamente la struttura con una email di notifica (vedi screen seguente); sarà quindi necessario gestire la pratica dal backoffice.

Troveremo la richiesta di prenotazione nel pannello “Prenotazioni in Attesa”. Verificata l’effettiva disponibilità possiamo procedere con la richiesta di pagamento:

Il click su “Richiedi Pagamento” aprirà un finestra di dialogo nella quale sarà possibile modificare l’importo richiesto per la conferma e poi aprire l’email da inviare al cliente con un click su “Anteprima Messaggio”.

Solo dopo aver inviato il messaggio il cliente riceve conferma dell’effettiva disponibilità della camera e le istruzioni per poter procedere con il pagamento dell’acconto o del saldo a seconda della policy collega al preventivo.

Disponibilità soggetta a riconferma

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