Il CMR del Booking Management System Booking Designer è il modulo che consente la generazione rapida di una o più offerte di soggiorno altamente personalizzate ed il conseguente invio tramite email (con template preimpostato) al cliente con possibilità di conferma e quindi di prenotazione.

In questa guida illustreremo le funzionalità e le modalità di utilizzo passo passo dell’applicazione CRM di Booking Designer.

Accesso al CRM:
dal menù rapido in alto a sinistra -> click sul tasto cornetta telefonica:

accesso rapido al CRM

oppure
click su “Rispondi” su una delle richieste da evadere dal pannello Richieste di Preventivo presente nella Dashboard:

risposta rapida crm

Impostazioni del CRM:
accedendo al CRM dal tasto cornetta telefonica verrà visualizzato il modulo di inserimento dati (se nascosto fare click su ) dal quale potremo gestire/selezionare:

  • impostazioni standard:
    • struttura sulla quale lavorare
    • il trattamento previsto dalla struttura
    • date di soggiorno (arrivo / partenza)
    • numero di ospiti e per ogni ospite l’età
  • impostazioni avanzate (click su AVANZATE):
    • visualizza soluzioni non disponibili: consente di visualizzare il preventivo anche quando la camera/appartamento non ha disponibilità per il periodo richiesto (una volta selezionata questa impostazione rimarrà memorizzata per le future interrogazioni)
    • sconti speciali (coupon)
    • condizioni (policy)
    • forzatura listino (No Restrictions): permette di aggirare eventuali vincoli sul listino come ad esempio il minimum stay

Calcolo delle offerte:
Una volta compilati i campi di interesse possiamo procedere al calcolo con un click su “CALCOLA PREVENTIVO”.

calcolo e visualizzazione delle offerte

Per ogni unità di vendita (camera o appartamento) verrà generato un pacchetto di offerte strutturato come segue:

  • tipologia e descrizione dell’unità di vendita con dettaglio della disponibilità
  • calendario della disponibilità con evidenza del periodo di soggiorno selezionato (giorni della settimana in su sfondo blu)
  • listato delle soluzioni trovate divise per trattamento e policy

Risposta rapida:
la risposta rapida è la funzione per inviare velocemente un preventivo ad un cliente e si attiva con un click su tasto:  (freccia e lettera). A questo punto il sistema elabora il preventivo e carica il template di riferimento visualizzando a video la schermata di invio come segue:

Invia messaggio:
è possibile modificare il messaggio prima di inviare l’offerta utilizzando gli strumenti dell’editor di testo. Una volta validato il contenuto l’offerta è pronta per essere inviata all’indirizzo di posta elettronica del destinatario da inserire nel campo  quindi click su .

Risposta multipla:
una delle funzioni avanzate del modulo CRM è la possibilità di inviare più offerte contemporaneamente allo stesso destinatario. Calcoliamo e visualizziamo un nuovo pacchetto di offerte e questa volta clicchiamo sul bottone  presente sul lato destro di ogni singolo preventivo. Ripetiamo l’operazione con altre offerte magari di unità di vendita diverse. Ad ogni click il rispettivo preventivo verrà collezionato all’interno del carrello a cui potrete accedere con un click sul bottone in basso a destra:

carrello crm

Il sistema carica il riepilogo delle offerte selezionate che sarà possibile inviare al cliente con un click sul pulsante “RIEPILOGO>>” in basso a destra. Come per Risposta rapida la procedura di invio è esattamente la stessa.

Modifica e personalizzazione del preventivo:
di seguito uno screen della schermata di modifica preventivo accessibile con un click sul tasto  :
ecco un elenco delle funzionalità:

  • modifica di nome, descrizione e prezzo di ogni singola tariffa (ICONA MATITA);
  • creazione di una nuova tariffa e/o sconto (+AGGIUNGI TARIFFA)
  • selezione di una tariffa per servizio facoltativo aggiuntivo (Servizi Aggiuntivi)
  • inserire delle note ad uso interno (Note operatore)

una volta terminata la personalizzazione dell’offerta si può procedere con l’invio rapido o con la collezione per l’invio multiplo (vedi sopra).

Anagrafica cliente:

nella colonna di destra si gestiscono i dati anagrafici del cliente che richiede il preventivo. In caso di evasione di una richiesta di contatto da “Richieste di preventivo” i dati saranno compilati automaticamente altrimenti sarà possibile inserirli manualmente. Una volta evasa una richiesta è possibile archiviare la richiesta con un click sul bottone “X ARCHIVIA RICHIESTA” posizionato in testa all’anagrafica cliente e disponibile solo in caso di evasione di una richiesta.

Guida al CRM di Booking Designer [ultimo agg. 20 maggio 2018]

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